Weryfikacja sankcyjna — jak udokumentować

Weryfikacja na listach sankcyjnych ma nieprzyjemną właściwość: w dziewięćdziesięciu dziewięciu przypadkach na sto kończy się niczym. Nic nie wyskakuje, praca idzie dalej, nikt nie zapisuje, że sprawdzenie w ogóle się odbyło.

Potem przychodzi pytanie o konkretnego klienta sprzed roku — i okazuje się, że instytucja nie ma czym wykazać, że czynność została wykonana.

Brak śladu to brak czynności

Z punktu widzenia kontroli sprawdzenie nieudokumentowane nie różni się od niewykonanego. Nie chodzi o złą wolę — chodzi o to, że nie ma niczego, co pozwoliłoby odtworzyć fakt. Dlatego zapis o negatywnym wyniku weryfikacji jest tak samo ważny jak zapis o trafieniu.

Minimalny komplet informacji przy każdym sprawdzeniu:

kogo sprawdzano (dane identyfikacyjne w brzmieniu użytym do wyszukania),
na jakich listach,
w jakiej wersji list — czyli z jakiego dnia pochodziły dane,
kiedy dokładnie,
z jakim wynikiem,
kto wykonał czynność.

Punkt trzeci bywa pomijany, a jest najważniejszy. Listy sankcyjne zmieniają się w czasie. Zdanie „sprawdziliśmy i było czysto” bez wskazania wersji listy nie mówi nic o tym, czy sprawdzenie było aktualne.

Trafienie to hipoteza, nie wyrok

Wyszukiwanie po nazwiskach z natury generuje trafienia fałszywe — imiona i nazwiska się powtarzają, transliteracja z innych alfabetów bywa niejednoznaczna, a daty urodzenia często brakuje po obu stronach porównania.

Dlatego trafienie należy traktować jako hipotezę do rozstrzygnięcia, a nie automatyczną kwalifikację klienta. Rozstrzygnięcie wymaga jednak własnej dokumentacji: co porównano, jakie cechy się zgadzały, jakie nie, i dlaczego uznano trafienie za fałszywe.

Zapis „false positive” bez uzasadnienia jest w kontroli bezwartościowy. Zapis „zgodność wyłącznie nazwiska, różna data urodzenia i obywatelstwo, brak innych cech wspólnych” broni się sam.

Sprawdzenie jednorazowe nie wystarcza

Weryfikacja przy nawiązaniu relacji odpowiada na pytanie o stan z tamtego dnia. Listy są jednak aktualizowane — a klient sprawdzony w styczniu może pojawić się na liście w czerwcu, bez żadnej zmiany po swojej stronie.

Stąd praktyka cyklicznego sprawdzania całego portfela przy każdej aktualizacji list. Wykonywana ręcznie jest nierealna przy kilkuset klientach; wykonywana maszynowo jest rutyną, która sama zgłasza się do człowieka tylko wtedy, gdy coś znajdzie.

Osoby na eksponowanych stanowiskach to osobna kategoria

Status osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne — a także członka jej rodziny lub bliskiego współpracownika — nie jest zarzutem ani przeszkodą w relacji. Jest kryterium ryzyka, które uruchamia dokładniejsze postępowanie: ustalenie źródła majątku, decyzję na wyższym szczeblu, częstsze przeglądy.

Warto o tym pamiętać przy formułowaniu komunikatów do klienta. Pytanie o status PEP zadane w tonie podejrzenia psuje relację bez żadnego pożytku dla zgodności.

Co zostaje po dobrej weryfikacji

Dobrze poprowadzona weryfikacja sankcyjna zostawia po sobie trzy rzeczy: aktualny wynik dla każdego klienta, historię sprawdzeń z datami i wersjami list oraz uzasadnienia decyzji przy każdym trafieniu.

Wszystkie trzy przydają się dokładnie w jednym momencie — kiedy ktoś pyta o konkretną sprawę sprzed dwóch lat. Wtedy różnica między instytucją, która to ma, a taką, która „na pewno sprawdzała”, jest różnicą między pięcioma minutami a kilkoma dniami pracy.