Bezpieczeństwo i zgodność
Instytucja obowiązana przetwarza jedne z najbardziej wrażliwych danych, jakie ma w rękach: dokumenty tożsamości, struktury właścicielskie, przepływy pieniędzy i zgłoszenia pracowników. Architektura systemu jest podporządkowana temu, żeby te dane nie wyciekły — także wewnątrz organizacji.
Instalacja u Was, nie w chmurze
System działa na serwerze instytucji. Baza kartotek, skany dokumentów i rejestr audytowy zostają w Waszej infrastrukturze — nie replikujemy ich do siebie i nie powierzamy operatorowi chmury. Ruch na zewnątrz ogranicza się do zapytań do rejestrów publicznych; co dokładnie wychodzi, wypisujemy niżej.
Każdy widzi tylko swoje
Uprawnienia opierają się na rolach: pracownik pracuje wyłącznie na przypisanych klientach, kierownik widzi swój zespół, zarząd całość. Zakres dostępu jest egzekwowany po stronie danych, a nie ukrywaniem przycisków w interfejsie.
Kanał dla sygnalistów odseparowany technicznie
Zgłoszenia wewnętrzne mają odrębny schemat bazy danych i osobne poświadczenia. Administrator systemu nie ma technicznej ścieżki odczytu tych zgłoszeń — nie jest to kwestia ustawienia, którego dałoby się cofnąć.
Rejestr audytowy bez luk
Każda istotna czynność zapisuje się z informacją, kto ją wykonał i kiedy: zatwierdzenie oceny ryzyka, decyzja o trafieniu sankcyjnym, zmiana w kartotece, pobranie danych. To materiał, którym odpowiada się na pytania kontrolera.
Czujka na nietypowe zachowania
System obserwuje własny rejestr audytowy i sygnalizuje anomalie — serie nieudanych logowań, masowe pobrania danych, działania poza godzinami pracy. Alert trafia do administratora wraz z raportem bezpieczeństwa.
Prawa osób, których dane dotyczą
Na żądanie system zbiera wszystkie dane o wskazanej osobie w jeden raport, a po zakończeniu współpracy pozwala usunąć je zgodnie z okresami retencji wynikającymi z przepisów.
Automat podpowiada, decyduje człowiek
To zasada, od której nie ma w systemie wyjątku. Ocena ryzyka wyliczona z ankiety, trafienie na liście sankcyjnej, rozbieżność między KRS a CRBR, wykryta zmiana w rejestrze — wszystko to trafia do kolejki jako propozycja.
Dopóki pracownik nie zatwierdzi wyniku, nie staje się on ustaleniem instytucji. Zatwierdzenie zapisuje się w rejestrze audytowym wraz z autorem i czasem. Dzięki temu na pytanie „kto uznał tego klienta za niskiego ryzyka i na jakiej podstawie" istnieje jedna, sprawdzalna odpowiedź.
Co wychodzi z Waszego serwera
„Dane zostają u Was" to zdanie, które łatwo napisać i trudno obronić przy audycie. Dlatego zamiast ogólnej deklaracji podajemy listę. Wszystko, czego tu nie ma, nie opuszcza Waszej infrastruktury.
| Sytuacja | Co opuszcza serwer | Kierunek |
|---|---|---|
| Pobranie danych firmy po numerze NIP | Sam numer NIP | zapytanie do rejestru, odpowiedź wraca do Was |
| Ustalenie beneficjentów i monitoring zmian | Numer KRS podmiotu | zapytanie do rejestru, odpowiedź wraca do Was |
| Listy sankcyjne i PEP | Nic — listy są pobierane do Was | tylko do środka; porównanie liczy się lokalnie |
| Powiadomienia e-mail do klientów | Treść wiadomości i adres odbiorcy | Wasz serwer poczty albo skonfigurowany operator |
| Płatna analiza powiązań (opcjonalna) | Dane podmiotu przekazane do modelu AI | zewnętrzny dostawca — wyłącznie po jawnej zgodzie przy każdym użyciu |
Zapytania do rejestrów mogą iść wprost z Waszego serwera albo przez nasz serwer pośredniczący — zależnie od tego, czy instytucja ma własne klucze dostępowe do rejestrów. W drugim wariancie jesteśmy w tym zakresie podmiotem przetwarzającym i podpisujemy umowę powierzenia. Rejestrujemy wtedy wyłącznie metadane wywołania, bez treści zapytania.
Analiza powiązań jest jedynym elementem systemu korzystającym z zewnętrznego modelu AI. Jest płatna osobno, wyłączona domyślnie i przy każdym uruchomieniu pyta o zgodę, wskazując dostawcę. Cała reszta funkcji AI działa lokalnie.
Gdy coś na zewnątrz przestaje działać
Awaria rejestru publicznego, brak internetu albo wygaśnięty klucz do integracji nie zatrzymują pracy. System degraduje się łagodnie: dane, których nie da się w danej chwili pobrać automatycznie, wpisuje się ręcznie, a pobranie ponawia później.
To celowa decyzja architektoniczna. Narzędzie do obowiązków ustawowych nie może stawać się kolejnym pojedynczym punktem awarii w firmie.
Chcecie zobaczyć rejestr audytowy w działaniu?
Na prezentacji pokazujemy konkretny przypadek: kto zatwierdził ocenę ryzyka, co system podpowiedział i jak wygląda ślad tej decyzji.