Automatyzacja w biurze rachunkowym — co zautomatyzować, a co zostawić człowiekowi

Gdzie biuro rachunkowe traci najwięcej czasu

Automatyzacja w biurze rachunkowym zwraca się tam, gdzie praca jest powtarzalna, oparta na regułach i rozciągnięta w czasie. W księgowości to import danych i uzgodnienia. W obowiązkach AML — przepisywanie danych z rejestrów, rozsyłanie ankiet, pilnowanie przeglądów i ponownych sprawdzeń. Te ostatnie są szczególnie kosztowne, bo pominięty termin wychodzi na jaw dopiero przy kontroli.

Co warto zautomatyzować w pierwszej kolejności

1. Pobieranie danych klienta z rejestrów. Wpisanie NIP zamiast przepisywania adresu, reprezentantów i PKD z KRS i CEIDG.
2. Porównanie beneficjentów rzeczywistych z CRBR. System zestawia dane z KRS i CRBR i pokazuje rozbieżności do wyjaśnienia.
3. Ankiety AML. Wysyłka do klienta, przypomnienia, wyliczenie wyniku — zamiast PDF-ów w poczcie.
4. Sprawdzenia sankcyjne i PEP. Automatyczne, cykliczne, z zapisem daty i wyniku.
5. Terminy. Lista „zadania na dziś": czyje ryzyko trzeba przejrzeć, kto nie odesłał ankiety, u kogo zmienił się wpis w KRS.
6. Pakiet na kontrolę. Zestawienie dokumentów i czynności dla wybranego klienta lub okresu, gotowe do przekazania.

Czego nie automatyzować

Decyzji. Wynik ankiety, trafienie na liście sankcyjnej albo rozbieżność w CRBR to dla systemu propozycja, a dla pracownika — sprawa do rozstrzygnięcia. Przy kontroli dowodem jest czynność człowieka zapisana z datą i uzasadnieniem, a nie liczba wyliczona przez algorytm. Dobre narzędzie przygotowuje decyzję i zapisuje ją, ale jej nie podejmuje.

Jak wybrać narzędzie

• Gdzie są dane. Chmura dostawcy czy serwer biura — to rozstrzyga, kto odpowiada za dane klientów i komu je powierzasz.
• Czy obejmuje wszystkie obowiązki. Ocena ryzyka biura, procedura, KYC, ryzyko klienta, sankcje, szkolenia, zgłoszenia wewnętrzne — czy tylko część.
• Czy zostawia ślad. Kto, kiedy, co zrobił — i czy da się to odtworzyć po pięciu latach.
• Czy da się je sprawdzić przed zakupem. Działające demo mówi więcej niż opis.

Pełną listę obowiązków opisujemy w poradniku AML w biurze rachunkowym. Jak wygląda to w praktyce w naszym oprogramowaniu, pokazuje strona automatyzacja AML dla biura rachunkowego, a o zakresie i instalacji piszemy na stronie program do AML.