AML w biurze rachunkowym — obowiązki i dokumentacja krok po kroku

Kogo dotyczy AML w biurze rachunkowym

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wymienia wśród instytucji obowiązanych podmioty świadczące usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nie ma progu wielkości — obowiązki ma zarówno biuro z kilkoma klientami, jak i duża spółka. Różni się tylko ich skala: ocena ryzyka i procedura mają odpowiadać temu, czym biuro się faktycznie zajmuje.

1. Ocena ryzyka biura

Punkt wyjścia. Biuro ocenia ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związane z własną działalnością — rodzajem klientów, obszarem geograficznym, usługami i kanałami ich świadczenia.

W dokumentacji ma zostać: pisemna ocena ryzyka z datą, uzasadnieniem przyjętych poziomów i śladem jej aktualizacji (ustawa wymaga jej aktualizowania, w praktyce przynajmniej raz na dwa lata albo po istotnej zmianie działalności).

2. Procedura wewnętrzna

Spisane zasady postępowania: jak biuro identyfikuje klienta, ocenia jego ryzyko, kiedy stosuje środki wzmożone, jak przechowuje dokumenty i jak zgłasza podejrzenia. Procedura ma być dopasowana do biura, a nie skopiowana z ogólnego wzoru.

W dokumentacji ma zostać: zatwierdzona procedura, potwierdzenie zapoznania się z nią przez pracowników i historia jej zmian.

3. Środki bezpieczeństwa finansowego wobec klienta

Przy nawiązaniu współpracy i w jej trakcie biuro stosuje wobec klienta m.in.:

• identyfikację klienta i weryfikację jego tożsamości (KYC),
• ustalenie beneficjenta rzeczywistego i porównanie danych z Centralnym Rejestrem Beneficjentów Rzeczywistych,
• ocenę celu i charakteru stosunków gospodarczych,
• bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych z klientem.

W dokumentacji ma zostać: kartoteka klienta, kopia lub wyciąg danych rejestrowych, wynik ustalenia beneficjenta, informacja o ewentualnej rozbieżności z CRBR i sposobie jej wyjaśnienia.

4. Ocena ryzyka klienta

Każdy klient dostaje poziom ryzyka, od którego zależy zakres dalszych czynności — od środków uproszczonych po wzmożone. W praktyce opiera się to na ankiecie AML wypełnianej przez klienta i ocenie pracownika biura.

W dokumentacji ma zostać: ankieta, wyliczony poziom ryzyka, decyzja pracownika z datą i uzasadnieniem, a także daty kolejnych przeglądów.

5. Weryfikacja PEP i list sankcyjnych

Biuro sprawdza, czy klient lub jego beneficjent rzeczywisty nie jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP) i czy nie figuruje na listach sankcji. Sprawdzenie powtarza się w czasie trwania współpracy, nie tylko na jej początku.

W dokumentacji ma zostać: data i zakres każdego sprawdzenia, jego wynik oraz decyzja w razie trafienia.

6. Szkolenia pracowników

Osoby wykonujące obowiązki AML mają uczestniczyć w programach szkoleniowych. Kontrola pyta nie o to, czy szkolenie było, tylko kto, kiedy i z jakiego zakresu je odbył.

W dokumentacji ma zostać: program szkolenia, lista obecności, wynik testu wiedzy, data.

7. Zgłoszenia wewnętrzne i zawiadomienia do GIIF

Biuro ma mieć procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń przez pracowników oraz wiedzieć, kiedy i jak zawiadomić Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o okolicznościach mogących wskazywać na pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu.

8. Przechowywanie dokumentacji

Dokumentację AML przechowuje się co do zasady przez 5 lat od końca roku, w którym zakończono współpracę z klientem. To oznacza, że dowody czynności wykonanych dziś muszą dać się odtworzyć za kilka lat — z datami i nazwiskami osób, które je wykonały.

Jak to uporządkować w praktyce

Przy kilkunastu klientach wystarczy porządny arkusz i teczka. Przy kilkudziesięciu i więcej problemem przestaje być wiedza, a staje się pilnowanie terminów: przeglądy ryzyka, ponowne sprawdzenia sankcyjne, zmiany w KRS i CRBR. Właśnie te czynności najłatwiej zautomatyzować — opisujemy to w poradniku automatyzacja w biurze rachunkowym. Od 10 lipca 2027 r. część zasad zmieni się wraz z unijnym pakietem AML — zob. zmiany w AML 2027.

Jeśli szukasz narzędzia, które prowadzi przez wszystkie te kroki i zostawia ślad każdej czynności, zobacz program do AML dla biura rachunkowego.